Zarządzanie informacji w firmie logistycznej to nie lada wyzwanie. Ilość dokumentacji, jaka się z tym wiąże, może zaskoczyć nawet doświadczonych pracowników działu księgowości, hr czy administracji. Ponieważ firmy logistycznej współpracują z wieloma różnymi przedsiębiorstwami – zarówno dostawcami, jak i klientami – należą do branż, które o dokumentację muszą dbać z wyjątkową starannością. Właśnie dlatego coraz więcej firm logistycznych decyduje się na zmianę tradycyjnego obiegu dokumentów na elektroniczny.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmach logistycznych
Firmy kurierskie czy spedycyjne to przedsiębiorstwa, w których czasami liczy się dosłownie każda sekunda, a opóźnienia mogą mieć katastrofalne konsekwencje. Porządek w dokumentach jest zatem niezbędny, by ich praca mogła się odbywać zgodnie z założonym planem, a terminy zostawały dotrzymane.
Zarządzanie dokumentami w firmie transportowej
Prowadzenie firmy transportowej wiąże się z licznymi formalnościami oraz pozwoleniami. Konkretne pojazdy mogą przewozić określone grupy produktów, zaś kierowcy muszą posiadać odpowiednie uprawnienia do ich prowadzenia. Wszystkie te zagadnienia można łatwo uporządkować dzięki stosownemu oprogramowaniu. Zamiana papierowych dokumentów na ich elektroniczne odpowiedniki to prosty krok, który pozwala zrewolucjonizować kwestię pozwoleń, akceptacji, przesyłanie oraz archiwizacji tradycyjnych, papierowych kartek. Wyszukanie odpowiednich informacji zajmuje kilka sekund i nie trzeba w to angażować żadnych dodatkowych osób.
Elektroniczny obieg faktur i pełne bezpieczeństwo danych
Ale elektroniczny obieg dokumentów to nie tylko kwestie prawne, lecz również finansowe. Akceptacje kosztów, wyjaśnianie wątpliwości dotyczących faktur oraz dystrybucja informacji o nich – wszystko to również odbywa się drogą elektroniczną, dzięki czemu trwa raptem kilka chwil i nie wymaga angażowania zbyt wielu osób. Bez problemu można również nadać plikom status tajnych i ograniczyć liczbę osób, które mają do nich dostęp – może to zrobić wyłącznie administrator systemu.
Zdalny dostęp do informacji – treść dokumentów na smartfonach i tabletach
Dla osób pracujących w firmach związanych z transportem czy spedycją kwestią szczególnie istotną może okazać się fakt, iż oprogramowanie do elektronicznego zarządzania dokumentacją może nadawać uprawnienia do wglądu w dokumenty również osobom, które dysponują tabletami bądź smartfonami. W praktyce oznacza to, że nie trzeba być w siedzibie firmy by w kilka sekund zapoznać się z treścią informacji – o ile tylko nadano nam stosowny dostęp.
V-Desk – rozwiązanie skrojone na miarę firm logistycznych
Wśród producentów oprogramowania do elektronicznego zarządzania dokumentacją, zdecydowanie przoduje firma Primesoft Polska. Ich system V-Desk to owoc wieloletniej pracy dziesiątek specjalistów i analiz działania wdrażanych rozwiązań. Eksperci od e-obiegu dokumentów za każdym razem dokładnie weryfikują potrzeby poszczególnych klientów i dopasowują do nich system.
